Успешный бизнес таит в себе множество секретов и хитростей относительно своей эффективности. Одним из важнейших инструментов является правильная организация труда сотрудников, а также корректная оценка этого труда.

Учет рабочего времени (УРВ)* — одна из ключевых вех в этапах этой оценки. 

*Учет рабочего времени — методика подсчета часов, которые сотрудник фактически присутствовал на рабочем месте. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера. 

В чем эффективность УРВ для бизнеса?

• Оптимизация рабочих процессов. Учет рабочего времени позволяет выявить эффективные и неэффективные процессы в бизнесе. 

• Повышение эффективности сотрудников. Анализ рабочего времени помогает выявить самых производительных сотрудников и тех, кто может нуждаться в дополнительном обучении или поддержке. Это также позволяет управлять нагрузкой и распределять задачи более равномерно.

• Контроль над затратами. УРВ помогает бизнесам определить затраты на определенные проекты или клиентов. Это позволяет управлять бюджетами и оптимизировать расходы. 

• Точные расчеты заработной платы. УРВ уменьшает вероятность ошибок и споров. 

• Повышение уровня обслуживания клиентов. Зная, как долго занимает выполнение определенных задач или проектов, бизнес может более точно планировать и управлять сроками поставки товаров или услуг для удовлетворения потребностей клиентов.

• Улучшение мотивации сотрудников. Правильное использование учета рабочего времени может помочь выявить успехи и достижения сотрудников. Это может быть использовано для поощрения и мотивации сотрудников, что в свою очередь способствует повышению производительности.

• Соблюдение законодательства. Существуют нормативы, регламентирующие рабочее время и отдых сотрудников. Ведение учета времени помогает бизнесу соблюдать законодательные требования и избегать штрафов или судебных преследований. 

• Улучшение планирования и прогнозирования.

Способы ведения УРВ

В соответствии с законодательством работодатель обязан вести учет рабочего времени, но четкого регламента для этого нет. Руководитель самостоятельно принимает решение, как он будет отслеживать работу сотрудников.

Первые попытки создания системы учета рабочего время начались в Европе еще в 18 веке.
Сначала были табели и жетоны. По ним можно было установить, находится ли работник на месте или покинул его. Была даже специальная должность табельщика.
В 1888 году изобретатель Уиллард Легран Банди создал механическую запись для отслеживания рабочих часов. Прибор назывался Time Clock. Это регистратор рабочего времени, на бумажной ленте он фиксировал время прибытия и отбытия сотрудника.

На сегодняшний день существуют разные виды мониторинга рабочего времени:

• вести учет в таблицах Excel или Google Документах;
• отслеживать присутствие работников с помощью журнала, в котором фиксируют время прихода и ухода;
• организовать видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• использовать бухгалтерские программы;
• внедрить систему контроля доступа с помощью контроллеров и персональных идентификаторов для регистрации прохода.

Распространенным и эффективным способом является УРВ в составе систем доступа или обособленные системы.

Остановимся подробнее на них.

УРВ в составе систем доступа или обособленные системы

В зависимости от задач учет рабочего времени может быть как отдельной системой, так и частью системы контроля доступа

Обособленная система УРВ обычно устанавливается на таких объектах, где не требуется контроля доступа как такового. Например, для сотрудников магазина. В таком случае необходимо на терминале отметить время прихода, ухода, перерыва и пр. Либо это может быть небольшой офис организации, где нет помещений с особым доступом — в таком случае также нет необходимости в СКУД, и УРВ реализуется как отдельный продукт.

УРВ в составе СКУД возможно интегрировать либо в уже имеющуюся систему доступа (например контроллеры, турникеты), либо изначально установить такое оборудование с расширенным функционалом. Обычно потребность в таких системах возникает на крупных производственных предприятиях, в банковских учреждениях и т.д.

Отметка и доступ в обеих системах могут быть разными:

• RFID-идентификатор (есть сотрудник отмечается/ получает доступ по карте, брелоку или браслету);
• биометрия (отметка по отпечатку пальца, сетчатке глаза, голосу, 3D-модели лица);
• смартфон;
• банковская карта;
• PIN-код.

Стоит сказать, что современная система учета рабочего способна не просто отмечать факт прихода и ухода сотрудника. Функции современной УРВ весьма широкие:

• можно запрограммировать систему на любой график (пятидневный, шестидневный, сменный, ночной, дневной и т.д.), а также ввести так называемые «исключения» — праздничные дни, переработки во внеурочное время, сокращенный день и т.д. ;
• настройка способов учета нарушений. Например, система будет самостоятельно учитывать задержки на работе и перерывы при подсчете рабочего времени;
• настройка учета больничных, отгулов, отпусков, командировок, рабочих выездов;
• настройка отчетов под нужды руководителей: система сама будет сортировать данные и выводить их удобным для пользователя образом;
• наличие стандартных форм отчетности позволит исключить ручную работу по их формированию;
• настройка автоматической передачи данных в сторонние системы (например, 1С). Это позволит сократить затрачиваемое время бухгалтерии при подсчете заработной платы и исключить ошибки.

Эти и многие другие функции можно внедрить и настроить в зависимости от оборудования.

Для того, чтобы выбрать это оборудование и правильно его запрограммировать, необходимо четко понимать свои потребности. Для этого лучше всего обратиться к профессионалам: специалисты компании Установка.Про грамотно выявят требуемые функции и четко сориентируют: возможно ли это, подберут оборудование и качественно установят и настроят систему.